SERVICEMEDDELELSE – Nye regler for e-mailadresser fra den 2. december 2025
Nye regler for e-mailadresser i Danmarks Datavindue fra december 2025 – Spørgsmål og svar
26. november 2025 kl. 15:00
In English below.
Den 2. december 2025 indfører Forskningsservice (FSE) nye regler for alle brugeres e-mailadresser (maildomæner). Fremover kan brugere kun bevare adgang til deres projekter i Danmarks Datavindue, hvis deres mailadresse findes på listen over godkendte domæner.
Med de nye regler for maildomæner, vil det det i praksis betyde, at alle brugere som har en mailadresse under et gratisdomæne vil få lukket for deres projektadgange fra januar måned. Autorisationsansvarlige eller stedfortrædere skal sørge for at definere institutionens maildomæner i Danmarks Datavindue fra 2. december 2025. Hvis der ikke er defineret domænenavne, vil det ikke være muligt at oprette nye brugere på institutionen fra denne dato.
Overgangsperiode
- Fra januar 2026: Brugere med gratis mailtjenester (f.eks. Outlook, Gmail, Hotmail og Proton) får nedlagt deres projektadgange.
- Fra april 2026 lukkes adgangen for brugere, hvis mailadresse ikke er tilknyttet et godkendt domæne.
FSE anbefaler derfor allerede nu, at du opdaterer din mailadresse i Danmarks Datavindue, hvis maildomænet ikke opfylder kravene.
Spørgsmål og svar
Hvilke domænenavne kan anvendes?
En institution skal kun angive domæner den selv kontrollerer.
Jeg kender ikke domænenavnet på den institution jeg er tilknyttet. Hvor finder jeg listen?
Du kan kontakte institutionens administrator og høre hvilke domænenavne institutionen vil oprette.
Jeg er PhD-studerende og har en mailadresse fra et udenlandsk universitet. Kan jeg bruge den mailadresse?
Nej. Kun maildomæner, der kontrolleres af en autoriseret institution i Danmarks Statistik, kan anvendes.
Risikerer jeg at miste adgang, hvis min institution ikke registrerer sit domæne?
Frem til april 2026 bliver du ikke berørt, med mindre din mailadresse er fra en gratis mailtjeneste. Hvis din adresse ikke er på listen over godkendte domæner i april, mister du adgang.
Min mailadresse er på et underdomæne, kan det være et problem?
Nej, hvis hoveddomænet er registreret, er alle underdomæner automatisk også godkendt.
Hvad sker der med igangværende projekter, hvis jeg ændrer mailadresse?
Dine projektadgange vil ikke blive berørt, hvis du skifter til en godkendt mailadresse. Du behøver ikke foretage dig yderligere for at bevare projektadgangen.
Jeg er ekstern konsulent uden mailadresse fra en autoriseret institution. Hvad skal jeg gøre?
Den autoriserede institution du arbejder for, kan tildele dig en mailadresse på deres godkendte domæne.
Jeg er tilknyttet to autoriserede institutioner. Hvilken mailadresse skal jeg vælge?
Så længe din mailadresse ligger under et godkendt domæne, kan du bruge den – også ved tilknytning til andre institutioner.
Hvor finder og ændrer jeg min mailadresse?
Log ind på Danmarks Datavindue og vælg Profil. Her kan du se og opdatere din mailadresse.
Hvornår og hvor kan vi registrere domænenavne?
D. 2. december bliver det muligt at registrere domænenavne i Danmarks Datavindue.
Mit domæne er allerede registreret på en anden institutions liste. Skal jeg så foretage mig noget?
Jeres institutions liste er uafhængig af hvad andre institutioner har angivet på deres lister. Derfor skal I stadig angive jeres domæne for at kunne tilknytte nye brugere.
Jeg vil gerne tilknytte en eksisterende bruger, der også er tilknyttet en anden institution. Brugerens mailadresse har ikke vores institutions domæne. Er det muligt?
Ja. Så længe brugeren har en mailadresse med et domænenavn der optræder på en autoriseret institutions liste, kan en eksisterende bruger tilknyttes.
Hvor mange domæner må vi registrere?
Der er ikke lagt en begrænsning på antallet af domæner, men man må udelukkende oprette domæner man selv kontrollerer.
Hvordan finder vi ud af hvilke mailadresser vores brugere har?
Autorisationsansvarlige og stedfortrædere kan gå ind under ’Mit overblik’, vælge institutionen og gå ned til ’Tilknyttede brugere’. Ved tryk på downloadikonet, downloades excel-ark med information om alle institutionens brugere.
Kan jeg selv ændre min mailadresse?
Ja, under forudsætning af, at domænet er godkendt.
New Rules for Email Addresses in The Danish Data Portal from December 2025 – Questions and Answers
On December 2, 2025, Research Services (FSE) will introduce new rules for all users’ email addresses (mail domains). From now on, users can only maintain access to their projects in The Danish Data Portal if the domain of their email address is on the list of approved domains.
In practice, this means that all users with an email address under a free domain will lose access to their projects starting in January. Authorization managers or alternates must ensure that their institution’s mail domains are defined in The Danish Data Portal from December 2, 2025. If no domain names are defined, it will not be possible to create new users for the institution from this date.
Transition Period
- From January 2026: Users with free email services (e.g., Outlook, Gmail, Hotmail, and Proton) will have their project access revoked.
- From April 2026: We will close access for users whose email address is not linked to an approved domain.
FSE therefore recommends that you update your email address in The Danish Data Portal now if your mail domain does not meet the requirements.
Questions and Answers
Which domain names can be used?
An institution should only specify domains it controls.
I don’t know the domain name of the institution I’m affiliated with. Where can I find the list?
You can contact your institution’s administrator to find out which domain names the institution will register.
I am a PhD student and have an email address from a foreign university. Can I use that email address?
No. Only mail domains controlled by an institution authorized by Statistics Denmark can be used
Will I lose access if my institution does not register its domain?
Until April 2026, you will not be affected unless your email address is from a free email service. If your address is not on the approved domain list by April, you will lose access.
My email address is on a subdomain. Could that be a problem?
No, if the main domain is registered, all subdomains are automatically approved.
What happens to ongoing projects if I change my email address?
Your project access will not be affected if you switch to an approved email address. You do not need to take any further action to maintain access.
I am an external consultant without an email address from an authorized institution. What should I do?
The authorized institution you work for can assign you an email address under their approved domain
I am affiliated with two authorized institutions. Which email address should I choose?
As long as your email address belongs to an approved domain, you can use it—even when added to other institutions.
Where can I find and change my email address?
Log in to The Danish Data Portal and select Profile. Here you can view and update your email address.
When and where can we register domain names?
On December 2, it will be possible to register domain names in The Danish Data Portal.
My domain is already registered on another institution’s list. Do I need to do anything?
Your institution’s list is independent of what other institutions have registered. Therefore, you must still register your domain to add new users.
I want to link an existing user who is also affiliated with another institution. The user’s email address does not have our institution’s domain. Is that possible?
Yes. As long as the user has an email address with a domain name that appears on an authorized institution’s list, the user can be added.
How many domains can we register?
There is no limit on the number of domains, but you may only register domains you control.
How can we find out which email addresses our users have?
Authorization managers and alternates can go to ‘My Overview,’ select the institution, and scroll down to ‘Project Access.’ By clicking the download icon, you can download an Excel file with information about all the institution’s users.
Can I change my email address myself?
Yes, provided the domain is approved.