Særligt for projektdatabaser og myndighedsordninger

Når du skal oprette en genindstilling skal du gå til ”Databestillinger” for herefter at klikke på ”Genindstilling”. Her vil der forekomme en liste med de projekter du har adgang til. Vælg det underprojekt du ønsker at genindstille.

Du bliver nu automatisk guidet til et ”Projektindstillingsflow”, hvor du kan tilføje information til den eksisterende projektindstilling. Det er ikke muligt at redigere i tidligere godkendt indhold.

Projektdetaljer 

1. Under den første fane ”Projektdetaljer” vil du se en tom projektindstilling, som du skal tilføje tekst til. Udfyld felterne: ”Formål”, ”Beskrivelse” og ”Samfundsrelevans” ved at klikke på eksempelvis ”Tilføj tekst til Formål”. Vær opmærksom på at projektindstillingen skal leve op til forskningsservices krav til projektindstillinger.
2. Er din projektindstilling derimod oprettet i Danmarks Datavindue, vil du under den første fane ”Projektdetaljer” se den allerede eksisterende projektindstilling, som du kan tilføje tekst til. Tilføj evt. yderligere tekst til hhv. ”Formål”, ”Projektbeskrivelse” og ”Samfundsrelevans”. Vær opmærksom på at projektindstillingen skal leve op til forskningsservices krav til projektindstillinger.

Kontrollér desuden at slutdatoen stemmer overens med hvor længe I forventer at have behov for adgang til data, og vælg hvem der kan godkende projektindstillingen blandt institutionens underskrivere.

Projektadgange

Kontrollér om det er de rigtige autoriserede brugere, der har fået tildelt projektadgang. og tilføj eller fjern projektadgange hvis det ønskes. Hvis nogle ønskede brugere mangler adgang, kan kontaktpersoner med beføjelser eller administrator tilføje dem ved at klikke på ikonet “Projektadgange” øverst i flowet. Dette kan også gøres efter godkendelse af projektindstillingen.

Dataindhold

1. Er dit projekt oprettet før Danmarks Datavindue blev lanceret

Alle de data der ligger på projektet, skal registreres. 

Da en af forudsætningerne for at projektindstillingen kan godkendes er at populationen er beskrevet og veldefineret, og det desværre ikke er muligt at redigere i beskrivelsen af POP A, skal du oprette en ny population.

Populationens dataindhold skal samlet bestå af allerede godkendt data samt udvidelser med yderligere datakilder til den originale population. Hvis projektet består af flere populationer, skal du oprette det tilsvarende antal.

Opret en ny population ved at trykke på ’Opret population’ under Dataindhold.

Rediger populationstitel og -beskrivelse, ved at klikke på den blå firkant med en pil i til højre for ”POP B”. Her skal du beskrive den ønskede population i lægmandstermer. Dannes populationen ud fra grunddata, skal du uploade et bilag med en beskrivelse af hvilke registre, år og variable den skal trækkes på, så det er muligt at programmere det. Hvis der er tale om en ekstern population beskrives denne og du uploader et bilag med beskrivelse af populationen.

Data der er blevet overført fra projektdatabasen skal registreres under ’Øvrige data’ med registernavn og år.

Grunddata tilkøbt projektet skal registreres under den korrekte population. Tilføj grunddata ved at trykke på ’Tilføj data’ under Dataindhold. Vælg herefter om du ønsker ’Grunddata’ eller ’Øvrige data’ og vælg hvilke(n) population(er) data skal tilknyttes. Herefter kan du fremsøge specifikke registre ved hjælp af søgeord eller emneinddelt. Når du trykker på et register, kan du se registerdækningsperioden og hvilke variable registret indeholder. Hvis du trykker ’Tilføj’ bliver registret tilføjet varekurven og du skal trykke på den, for at vælge registerperiode og variable.

Hvis du derimod trykker ’Vælg variable’ kommer du direkte til siden, hvor du kan vælge periode og variable.

Det vil ikke altid være muligt at tilføje registre som er tilkøbt projektet, da de kan være udgået, have skiftet navn eller lignende. Hvis du har registre på projektet, som ikke længere er tilgængelige i grunddata, skal du tilføje dem under ’Øvrige data’. Eksempelvis ”INDK 1980-1990 (historiske grunddata)” eller ”FTDB 2012 (historiske grunddata)”. Tryk på ’Tilføj data’. Vælg ’Øvrige data’ under datakilder og vælg population. Tryk på den blå knap med titlen ’Tilføj kilde’ i højre side og skriv registrets navn og angiv at det er historiske data.

Mht forløbs- og hændelsesdata skal du registrere det aktuelle datasæt, da det er registre, der jævnligt bliver opdateret med nye data, og som stadig indeholder de data der ligger på projektet.

Hvis projektet allerede indeholder andet godkendt data fra kilder uden for Forskningsservices Grunddatabank, skal dette også tilføjes som “Øvrige data”. Du skal i den forbindelse sikre dig at alle øvrige data på projektet er beskrevet her. Variabelliste og dokumentation uploades som bilag til den øvrige datakilde, hvis forskningsservice ikke allerede har modtaget den. Eksempelvis ”Cancerregisteret (Kilde: Sundhedsdatastyrelsen)” eller ”Survey (Kilde: Danmarks Statistik)” eller ”Laboratoriedatabasen (Kilde DKKP)”.

Kontrollér nu at grunddata, register- og variabelindhold stemmer overens med eksisterende grunddataregistre på projektet (som allerede tidligere er godkendt og leveret). Hvis der mangler registre, kan du stadig tilføje disse.

<bemærk> </bemærk>

Nu er du parat til at tilføje ny data. Det gøres som allerede beskrevet: Tilkøb af grunddata skal registreres som grunddata på projektet, overførsel fra projektdatabasen skal registreres under ’Øvrige data’ og det samme skal eksterne data til projektet. Husk at uploade et bilag til eksterne data med beskrivelse af data og variable, hvor det er angivet hvilke variable, der skal afidentificeres.

2. Er din projektindstilling derimod oprettet i Danmarks Datavindue

Det er muligt at redigere direkte i data på de populationer, der allerede er oprettet og godkendt på projektet. Du kan tilføje tilkøbt grunddata, registrere grunddata trukket fra projektdatabasen samt eksterne data. Du kan også oprette nye populationer.

Tilføj grunddata ved at trykke på ’Tilføj data’ under Dataindhold. Vælg herefter om du ønsker ’Grunddata’ eller ’Øvrige data’ og vælg hvilke(n) population(er) data skal tilknyttes. Herefter kan du fremsøge specifikke registre ved hjælp af søgeord eller emneinddelt. Når du trykker på et register, kan du se registerdækningsperioden og hvilke variable registret indeholder. Hvis du trykker ’Tilføj’ bliver registret tilføjet varekurven og du skal trykke på den, for at vælge registerperiode og variable.

Hvis du derimod trykker ’Vælg variable’ kommer du direkte til siden, hvor du kan vælge periode og variable.

Data der skal overføres fra projektdatabasen skal registreres under ’Øvrige data’ med registernavn og år.

Du kan tilføje data der ikke er grunddata under “Øvrige data”-kilder. Det kan fx. være ”Medlemsdata”, ”Data fra SDS”, ”Grunddata fra projektdatabasen”. For hver øvrig datakilde der tilføjes, angives en titel og en beskrivelse af data. Det skal være en sigende titel og kort beskrivelse af indhold samt evt. periodeangivelse og variabelliste. Variabellisten kan også sendes som bilag på email din kontaktperson hos Forskningsservice – angiv i så fald bilagsnavn i beskrivelsen af denne ”Øvrige data”-kilde<

Opret en ny population ved at trykke på ’Opret population’ under umiddelbart under overskriften ”Dataindhold”. Rediger populationstitel og -beskrivelse, ved at klikke på den blå firkant med en pil i til højre for ”POP B”. Her skal du beskrive den ønskede population i lægmandstermer. Dannes populationen ud fra grunddata, skal du uploade et bilag med en beskrivelse af hvilke registre, år og variable den skal trækkes på, så det er muligt at programmere det. Hvis der er tale om en ekstern population beskrives denne og du uploader et bilag med beskrivelse af populationen.

Bemærk at godkendte populationsbeskrivelser ikke senere kan ændres. Det vil dog være muligt at tilføje datakilder og at ændre i beskrivelsen af ”Øvrige data”-kilder i forbindelse med senere genindstillinger.

3. Specifikt for underprojekter til projektdatabaser

Der gælder nogle yderligere forhold, lige meget hvornår underprojektet er oprettet:

• Registre, der leveres fra projektdatabasen til dit underprojekt, skal angives under ”Øvrige data”. Vi anbefaler at tilføje et ”Øvrige data”-felt med en titel såsom som ”Grunddata fra projektdatabasen”. For hvert ”Øvrige data”-felt angives en sigende titel og en kort beskrivelse af data (registernavne og hvor de kommer fra). Tilføj evt. periodeangivelse og variabelliste. Data uddybes i et bilag som sendes per mail.
• Data tilkøbt underprojektet fra Forskningsservices grunddatabank vælges under Grunddata. Er der tale om lukkede registre, der ikke kan findes via registervælgeren, skal disse registre, år og variable tilføjes under Øvrige data. Beskriv evt. det data der allerede er leveret samt hvad der skal tilføjes / opdateres.

Infrastruktur 

Under infrastruktur kan du se hvilken server projektet ligger på. Ved en genindstilling skal du ikke ændre noget.

Opsummering 

• Kontroller indholdet i din genindstilling.
• Når du har færdiggjort dokumentationen af alle datakilder, kan du indsende projektindstillingen til godkendelse.
• Hvis du ikke er Administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, skal indstillingen først forbi institutionens Administrator, som kan gennemse og skal indsende projektindstillingen til Forskningsservice. Klik på: ”Send til administrator”.
• Hvis du selv er Administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, kan du sende indstillingen direkte til Forskningsservice. Klik på: ”Indsend”.

Har du allerede en kontaktperson fra Danmarks Datavindue tilknyttet dit projekt, kan det anbefales, at du også sender vedkommende en mail med et overblik over, hvad der skal opdateres. 

Nedenstående er en vejledning til, hvordan du i praksis anmoder om et årsabonnement i Danmarks Datavindue:

1. Log ind på Danmarks Datavindue
2. Vælg MIT OVERBLIK
3. Tilgå PROJEKTER og klik på jeres projektdatabase eller myndighedsordning.
4. Tilgå ÅRSABONNEMENTER og klik herefter på ’+’ ikonet.
   1. Tryk på VÆLG REGISTRE for at fortsætte.
5. I boksen VÆLG ABONNEMENTSPERIODE skal du vælge år 2024.
6. Vælg hvilke registre, du gerne vil have med i årskontrakten ved at klikke på de små firkanter til venstre registernavnene.
   1. Vil du vælge alle registre, så kan du klikke på firkanten til venstre for overskriften REGISTER.
   2. Firkanter med en grå streg igennem symboliserer, at registeret ikke kan vælges, fx fordi registeret ikke længere bliver opdateret.
7. Under kolonnen DATASÆT, kan du angive, hvor mange datasæt du ønsker leveret.
   1. Vælg optionen ALLE: Hvis registret opdateres mere end én gang om året og du eks. ønsker at få alle kvartalssæt leveret.
   2. Vælg optionen Årligt (31.12.ÅÅÅÅ): Hvis du kun ønsker data for hele året, selv om det opdateres hvert kvartal.
   3. Vælg optionen ANDET: Skriv til din DST-projektansvarlig og uddyb dit ønske.
      1. Kan være relevant for nogle brugere i forbindelse med registeret DREAM der udkommer som månedlige versioner, men ikke for hver måned og hvor udgivelsesmønsteret er bestemt af kilden der leverer data til DREAM.
8. Gå videre ved at trykke på knappen INDSEND nederst på siden.
   1. Du kan også trykke på ANNULLER. Dine valg vil IKKE blive gemt.
9. Tryk OK i infoboksen for at sende anmodningen til Forskningsservice. Du har ikke mulighed for efterfølgende at rette årsabonnementet.
10. Din Danmarks Statistik projektansvarlig kan efter indsendelse foreslå specifikke datasæt for de enkelte registre. Disse forslag kan du se via MIT OVERBLIK, vælge projektet og derefter vælge ÅRSABONNEMENTER.
11. Du kan nu gå i dialog med din DST projektansvarlige om hvorvidt du er enig i de valgte datasæt. Du kan ikke selv ændre i valgene, men det kan din projektansvarlige fra DST.
12. Når I er enige i indholdet, vil din projektansvarlige i DST udarbejde kontrakten for årsabonnementet.
13. Når kontrakten er underskrevet af begge parter bliver årsabonnementet godkendt.