Sådan bestiller du data

Login på www.remote.dst.dk
For hjælp til login, kan du kontakte IT-Servicedesk på telefon: 39 17 38 00 // E-mail servicedesk@dst.dk.

Login på Danmarks Datavindue
Når du er logget på remoten, skal du klikke på ikonet med teksten DDV. For hjælp til login i Danmarks Datavindue, kan du kontakte Forskningsservices Callcenter på telefon 39 17 31 30 // e-mail forskningsservice@dst.dk

Første gang du skal logge ind på Danmarks Datavindue skal du trykke ”Hjælp til login” og her indtaste din 3-4 tegns ident. Du vil modtage en sikkerhedskode til den mailadresse der er angivet under din ident. Når du har valgt nyt password, kan du komme ind på Danmarks Datavindue.

Alle brugere der ønsker at arbejde med data på en af Danmarks Statistiks mikrodataordninger, skal først bestå en certificering for at sikre, at brugerne kender til Danmarks Statistiks datasikkerhedsregler.
For at blive certificeret eller recertificeret skal du via Danmarks Datavindue besvare 10 spørgsmål om datasikkerhed korrekt.

Læse mere om certificeringsreglerne her

Guide til certificering og recertificering via Danmarks Datavindue

1. Log på Danmarks Datavindue med din tre-/firetegns ident og adgangskode
2. Vælg det vindue længest højre der hedder ”Læring og certificering”.
3. Vælg den fane der hedder ”Certificeringer” og fold den ud (hvis den ikke automatisk er foldet ud).
4. Besvar certificeringsspørgsmålene ved at klikke på den blå knap der hedder ”Start certificering”.
5. Tryk OK på den info-boks der popper op på skærmen, såfremt du ønsker at bruge et forsøg.
6. Besvar spørgsmålene ved at klikke den svarmulighed du mener er korrekt.
7. Når du har besvaret alle spørgsmålene, vil knappen ”Indsend besvarelse” nederst til højre blive blå.
8. Bestået certificeringen: Din adgang til mikrodata er nu certificeret.
9. Ikke bestået certificeringen:
   

   Under ”Resultat” kan du se hvor mange tilbageværende forsøg, du har tilbage og hvor mange spørgsmål, du besvarede forkert (obs. du skal have alle 10 rigtige i ét forsøg).

   a. Flere forsøg tilbage: tryk på den blå knap ”Certificeringsforside” og start certificering igen. (Spørgsmålene ændrer sig fra gang til gang, overvej evt. om du skal genlæse datasikkerhedsreglerne, inden du forsøger igen). b. Ikke flere forsøg tilbage: Din adgang til dine projekter bliver låst i 24 timer. Det lille ur-ikon angiver hvornår de 24 timer er gået. Herefter kan du forsøge at besvare certificeringsspørgsmålene igen.

Se videovejledning til at oprette en projektindstilling

 

Eksempler på fyldestgørende projektindstillinger:

• Eksempel 1 - Guillain-Barré syndrom. Overbliksstudie (pdf)
• Eksempel 2 - Alzheimers og økolog (pdf)
• Eksempel 3 - Evaluering af beskæftigelsesindsatsen 'Start Nu' (pdf)
• Eksempel 4 - Befolkningsundersøgelse: Vælgertillid (pdf)

1. Opret projekt: "Ny projektindstilling"
   

   Når du opretter et nyt projekt, skal du først give det en titel, vælge hvilken institution det skal høre til samt om det er en del af forskerordningen eller en projektdatabase.
   Har du brug for hjælp, skal du kontakte en administrator på din institution.

2. Projektindstilling
   

   Her tilføjer du teksten til din projektindstilling i tekstfelterne. Teksten bliver gemt automatisk hvert femte sekund.
   Har du brug for hjælp kan du kontakte en administrator på din institution, projektets kontaktperson eller den projektansvarlige i Forskningsservice.
   Her kan du læse mere om, hvordan du udfylder en projektindstilling.

3. Tilknyt andre brugere
   

   Er der andre brugere på dit projekt, kan en administrator eller kontaktperson med beføjelser tilføje dem her, så de har mulighed for også at udfylde projektindstilling og databestilling. Brugerne skal være oprettet i Danmarks Datavindue, og have en aktiv brugeraftale med den autoriserede institution, der har dataansvaret for projektet.

4. Dan population
   

   Her beskriver du projektets population.
   Alle registre og variable, som anvendes til populationsdannelse, skal fremgå af registervælgeren (grunddata) eller af ”Øvrige data”, hvis der benyttes eksterne data til at danne populationen. Hvis populationen trækkes fra Grunddatabanken, skal der i beskrivelsen stå hvilke registre, år og eventuelt betingende variable, der skal bruges til dannelsen.
   Har du brug for hjælp kan du kontakte en administrator på din institution, projektets kontaktperson eller den projektansvarlige i Forskningsservice.
   Du kan læse mere om, hvordan du beskriver et projekts population samt kriterier for selv at danne en population her.

5. Vælg server

   Hvis din autoriserede institution har en hosted server, kan du vælge, at projektet oprettes her. Alternativt er det altid muligt at få oprettet projektet på Forskerserveren.

6. Opsummering

   Her kan du se din samlede databestilling og tjekke, at alt er tastet korrekt. Hvis du vil ændre noget, kan du gå tilbage og rette det inden du sender din bestilling afsted.
   Er du administrator for den institution projektet ligger under, kan du sende indstillingen direkte til Danmarks Statistik ("Indsend") ellers skal du sende indstillingen til en af administratorerne ("Send til administrator") på din institution.

Hvis du får din bestilling tilbage til revision, betyder det, at din projektansvarlige i Forskningsservice har set den igennem og tilføjet kommentarer, du skal tage stilling til. Du kan gensende din projektindstilling, når du har rettet den.

Projektindstillinger underskrives direkte i Danmarks Datavindue af både Forskningsservice og af den burger der har rollen som underskriver.

Du kan læse mere om hvordan du underskriver projektindstillinger her.

Har du brug for hjælp i løbet af godkendelsesprocessen, skal du kontakte din projektansvarlige i Forskningsservice.

1. Din projektindstilling indsendes til forskningsservice
   

   Når jeres projektindstilling er blevet godkendt, bliver den først underskrevet af en medarbejder i Forskningsservice. Herefter vil projektets kontaktperson, den administrator eller kontaktperson med beføjelser, der har indsendt indstillingen og den udvalgte underskriver modtage en mail med information om, at jeres projektindstilling er godkendt og underskrevet.

2. I skal nu underskrive projektindstillingen
   

   De(n) udpegede underskriver(e), skal nu underskrive projektindstillingen i Danmarks Datavindue. Kun brugere, der har fået tildelt underskriverrollen kan underskrive projektindstillinger. Projektets kontaktperson og indsender modtager efter underskrift en mail om det videre forløb.

3. Endeligt pristilbud og udarbejdelse af kontrakt
   

   Når indstillingen er godkendt af jer og Forskningsservice, vil I modtage et endeligt pristilbud. Hvis I vil have et prisoverslag tidligere i processen, er I velkomne til at bede om at få det.

4. Datalevering
   

   Når pristilbud og evt. kontrakt er godkendt, vil Forskningsservice levere data til jeres projekt hurtigst muligt.

For at oprette et underprojekt, klik på "Data-Bestilling" i hovedmenuen. Derefter klik på "Ny projektindstilling".

Udfyld titel, institution og ordning. Udfyld projektindstillingen som normalt.

Når der skal vælges data, er der tre typer data, man kan vælge mellem:

1. Grunddata fra Projektdatabase: Her ligger al data fra Projektdatabasen.
2. Data fra Danmarks Datavindue: Dette er al den data som Danmarks Statistik stiller til rådighed.
3. Øvrige data: Dette er til at dokumentere andre data. Her kan uddybes med bilag.

Hvis man skal bruge variable fra et register som ikke er på projektdatabasen, skal man vælge registeret i ”Data fra Danmarks Datavindue” og tilføje alle de variable, man skal bruge. Det er ikke muligt at tilføje det samme register under ”Data fra Danmarks Datavindue” og ”Projektdatabase”.

Når projektindstillingen er udfyldt, skal du klikke på "Indsend", og underprojektet vil blive sendt til institutionens administrator, som kan godkende det og indsende det til Danmarks Statistik.

1. Datarelevans og dataminimering

   a. Formålsbeskrivelsen for data skal være konkret, præcist og letforståeligt formuleret.

   b. Kombinationen af registeremner og typer af populationer skal retfærdiggøres.

   c. ”Øvrige data” skal ligeledes være dækket i samfundsrelevans/formål/beskrivelse.

2. Indstillingen skal være overblikket over et projekt, imens bilaget indeholder detaljerne

   a. Indstilling og bilag skal kunne læses både separat og som en sammenhængende dokumentation af et projekt.

Projekter der er oprettet og godkendt inden vi overgik til Danmarks Datavindue (projekter oprettet før d.15. september 2022) ligger allerede nu derinde, men projektindstillingen er tom. Når du skal genindstille projektet første gang, skal du udfylde projektindstillingen. Indsæt teksten fra den senest godkendte projektindstilling i de relevante felter ”Formål”, ”Beskrivelse” og ”Samfundsrelevans”.

 

Vejledning til genindstilling et godkendt projekt oprettet før Danmarks Datavindue

Projektdetaljer

Tekst fra den oprindelige projektindstilling skal skrives ind i felterne ”Formål”, ”Beskrivelse” og ”’Samfundsrelevans”.

Tilføj evt. yderligere tekst til hhv. ”Formål”, ”Projektbeskrivelse” og ”Samfundsrelevans”. Vær opmærksom på at projektindstillingen skal leve op til forskningsservices krav til projektindstillinger.

Kontrollér desuden at slutdatoen stemmer overens med hvor længe I forventer at have behov for adgang til data, og vælg hvem der kan godkende projektindstillingen blandt institutionens underskrivere.

Projektadgange

Kontrollér om det er de rigtige autoriserede brugere, der har fået tildelt projektadgang. og tilføj eller fjern projektadgange hvis det ønskes. Hvis nogle ønskede brugere mangler adgang, kan kontaktpersoner med beføjelser eller administrator tilføje dem ved at klikke på ikonet “Projektadgange” øverst i flowet. Dette kan også gøres efter godkendelse af projektindstillingen.

Dataindhold

Under Dataindhold er størstedelen af grunddata fra den oprindelige projektindstilling allerede uploadet, men der er ikke beskrevet nogle populationer. Jeres oprindeligt indlæste dataindhold, ligger under POP A – migreret data, og er låst for redigering. du skal selv tjekke, at alt jeres grunddata er blevet indlæst i POP A og evt. tilføje det der mangler.

Vær især opmærksom på, at forløbs- og hændelsesregistre også skal tilføjes. Disse kan kun vælges for det seneste år og kan have skiftet navn. Det nyeste forløbs-og hændelsesregister skal derfor vælges som dokumentation på projektet. Det gælder også, selvom projektet har ældre versioner af registret, og ikke ønsker at købe adgang til den nyeste version.

For at opdatere dataindholdet i genindstillingen skal du:

1. Dupliker POP A til en POP B så de er identiske.
   

   a) Kopier data fra POP A – migreret data til POP B Grunddata. Du kan kopiere alt data fra POP A ved at trykke på de tre prikker til højre for overskriften, og vælge ”Dupliker population”. Tilføj evt. data der ligger i rawdata, men som ikke er migreret over.

   b) POP B skal kunne læses som projektets originale/første (hvis der er flere populationer) population.

2. I feltet for POP B skal du under ”Beskrivelse” indsætte den oprindelige beskrivelse af populationen.
   

   a) Hvis populationen skal udvides og den skal have det samme registerudtræk som den oprindelige population, kan du skrive det under beskrivelsen af POP B.

   b) Hvis den udvidede population skal have et nyt eller ændret registerudtræk, kan den oprettes som en ny POP C med en separat databeskrivelse.

3. ”Øvrig data” skal kun stå et sted: Har du øvrig data, skal dette ikke tilføjes til POP A.
   

   a) Øvrig data beskrives samlet under POP B eller eventuelt under den population det vedrører. Data må kun være beskrevet et sted.

   b) Under eventuelle andre populationers øvrig data skal du henvise til første populations øvrig data.

4. Ønsker du kun at opdatere projektet med flere register-år: Tilføje de nye år/variable og send et bilag til din kontaktpersonen med angivelse af hvilke nye variable/år du ønsker for hvert register.

Infrastruktion

Under infrastruktur kan du se hvilken server projektet ligger på. Ved en genindstilling skal du ikke ændre noget.

 

Opsummering

Kontroller her indholdet i din genindstilling. Når du har færdiggjort dokumentationen af alle datakilder, skal du sende genindstillingen til administrator på din institution som vil gennemse genindstillingen inden den sendes til forskningsservice. Genindstillingen sendes til administrator ved at klikke på ”Send til administrator”.

Hvis du selv er Administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, kan du sende genindstillingen direkte til Forskningsservice. Klik på: ”Indsend”.

Herefter gennemgår Forskningsservice indstillingen og kommer med eventuelle kommentarer. Indsend gerne indstillingen, selvom der er ting I er i tvivl om, for så kan vi se på det sammen.

Har du allerede en kontaktperson fra Danmarks Datavindue tilknyttet dit projekt, kan det anbefales, at du også sender vedkommende en mail med et overblik over, hvad der skal opdateres.

Hvis du har et projekt, der er oprettet og godkendt i Danmarks Datavindue, ligger det allerede derinde med en udfyldt projektindstillingen. Når du skal genindstille projektet for at opdatere data, tager du udgangspunkt i den gamle projektindstilling. Den gamle projektindstilling bliver ved med at være synlig i Danmarks Datavindue, og systemet markerer selv eventuelle ændringer.

 

Vejledning til genindstilling af et godkendt projekt oprettet i Danmarks Datavindue

Når du skal oprette en genindstilling skal du gå til ”databestillinger” for herefter at klikke på ”Genindstilling”. Her vil du se en liste med de projekter du har adgang til. Vælg det projekt du ønsker at genindstille. Du bliver nu automatisk guidet til et ”Projektindstillingsflow”, hvor du kan tilføje information til den eksisterende projektindstilling. Det er ikke muligt at redigere i tidligere godkendt indhold.

Projektdetaljer

Under den første fane ”Projektdetaljer” vil du se den allerede eksisterende projektindstilling, som du kan tilføje tekst til. Tilføj evt. yderligere tekst til hhv. ”Formål”, ”Projektbeskrivelse” og ”Samfundsrelevans”. Vær opmærksom på at projektindstillingen skal leve op til forskningsservices krav til projektindstillinger.

Kontrollér desuden at slutdatoen stemmer overens med hvor længe I forventer at have behov for adgang til data, og vælg hvem der kan godkende projektindstillingen blandt institutionens underskrivere.

Projektadgange

Kontrollér om det er de rigtige autoriserede brugere, der har fået tildelt projektadgang. og tilføj eller fjern projektadgange hvis det ønskes. Hvis nogle ønskede brugere mangler adgang, kan kontaktpersoner med beføjelser eller administrator tilføje dem ved at klikke på ikonet “Projektadgange” øverst i flowet. Dette kan også gøres efter godkendelse af projektindstillingen.

Dataindhold

Under ”Dataindhold” ligger jeres oprindeligt indlæste dataindhold.

1. Grunddata
   

   Du kan tilføje data til de populationer, der allerede er oprettet og godkendt på projektet. For at tilføje grunddata, så tryk på ’Tilføj data’ under Dataindhold. Vælg herefter om du ønsker ’Grunddata’ eller ’Øvrige data’ og vælg hvilken population data skal tilknyttes. Herefter kan du fremsøge specifikke registre ved hjælp af søgeord eller emneinddelt. Når du trykker på et register, kan du se registerdækningsperioden og hvilke variable registret indeholder.

   Hvis du trykker ’Tilføj’ bliver registret tilføjet varekurven og du skal trykke på den, for at vælge registerperiode og variable.

   Hvis du trykker ’Vælg variable’ kommer du direkte til siden, hvor du kan vælge periode og variable.

2. Øvrig data
   

   Hvis du ønsker at opdatere projektet med data der ikke kommer fra Forskningsservices Grunddata, så skal du også trykke på ’Tilføj data’ under ’Dataindhold’. Vælg herefter om du ønsker ’Grunddata’ eller ’Øvrige data’ og vælg hvilken population data skal tilknyttes. Nu kommer du til en side, hvor du kan se hvilke populationer, du er ved at tilføje data til. Tryk ’Tilføj kilde’. Giv kilden en sigende titel og beskrivelse. Eksempelvis ”Cancerregisteret (Kilde: Sundhedsdatastyrelsen)” eller ”Survey (Kilde: Danmarks Statistik)” eller ”Laboratoriedatabasen (Kilde DKKP)”. Upload variabelliste og bilag til projektindstillingen.

3. Populationer
   

   Du kan også oprette en helt ny population: Tryk her på ”Opret population” umiddelbart under overskriften ”Dataindhold”. Den nye POP skal udfyldes med titel, beskrivelse og hvilke grunddata den skal trækkes på. Rediger populationstitel og -beskrivelse, ved at klikke på den blå firkant med en pil i til højre for din populationstitel. Her skal du beskrive den ønskede population i lægmandstermer. Dannes populationen ud fra grunddata, skal du uploade et bilag med en beskrivelse af hvilke registre, år og variable den skal trækkes på.

4. Generelle anbefalinger til dataindholdet
   

   Hvis dit projekt har flere populationer med samme dataindhold kan disse beskrives under samme population. Angiv i så fald gerne tydeligt med deloverskrifter inde i fritekstfeltet, hvis der er flere delpopulationer. Disse kan også oprettes som separate populationer fx POP A og POP B. I så fald skal Grunddata kun tilføjes til den første af de oprettede populationer fx POP A. For de øvrige populationer tilføjes en ”Øvrige data”-kilde, hvor der henvises til datagrundlaget på den første population fx ”se Pop A for Grunddata og Øvrige datakilder”.

   Hvis dit projekt har flere populationer med forskelligt eller delvist forskelligt dataindhold skal disse oprettes som separate populationer. Forskelligt dataindhold skal tilføjes og beskrives under den specifikke population, som data skal leveres til.

   Bemærk at godkendte populationsbeskrivelser ikke senere kan ændres. Det vil dog være muligt at tilføje datakilder og at ændre i beskrivelsen af ”Øvrige data”-kilder i forbindelse med senere genindstillinger.

Infrastruktur

Under infrastruktur kan du se hvilken server projektet ligger på. Ved en genindstilling skal du ikke ændre noget.

Opsummering

Kontroller her indholdet i din genindstilling. Når du har færdiggjort dokumentationen af alle datakilder, skal du sende genindstillingen til administrator på din institution som vil gennemse genindstillingen inden den sendes til forskningsservice. Genindstillingen sendes til administrator ved at klikke på ”Send til administrator”.

Hvis du selv er Administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, kan du sende genindstillingen direkte til Forskningsservice. Klik på: ”Indsend”.

Har du allerede har en projektansvarlig fra forskningsservice tilknyttet dit projekt, skal du også sende vedkommende en besked med et overblik over hvilke registre og år der skal opdateres.

Hvis dit projekt blev oprettet før lanceringen af Danmarks Datavindue, skal alle de data, der ligger på projektet, registreres. Da en af forudsætningerne for at godkende projektindstillingen er, at populationen er beskrevet og veldefineret, og det desværre ikke er muligt at redigere beskrivelsen af POP A, skal du oprette en ny population. Hvis projektet består af flere populationer, skal du oprette det tilsvarende antal.

• Opret en ny population: Klik på "Opret population" under "Dataindhold". Rediger populationstitlen og -beskrivelsen ved at klikke på den blå pil ved siden af populationen. Beskriv den ønskede population i lægmandstermer. Hvis populationen dannes ud fra Data fra Danmarks Datavindue, skal du uploade et bilag med en beskrivelse af de registre, år og variable, der skal trækkes på, så det er muligt at programmere det. Hvis det er en ekstern population, skal du beskrive den og uploade et bilag med en beskrivelse af populationen.
• Tilføj Data fra Danmarks Datavindue: Klik på "Tilføj data" og vælg enten "Data fra Danmarks Datavindue" eller "Projektdatabase". Vælg relevante populationer og søg efter specifikke registre. Tilføj registre til indkøbskurven for at vælge registerperiode og variable.
• Data fra Projektdatabase: Registrér allerede overførte data fra projektdatabasen under "Data fra Projektdatabase" ved at angive registernavn og år. Hvis data findes på projektdatabasen, så bør du vælge at registrere det her.
• Øvrige data: Tilføj registre, der ikke længere er tilgængelige i Data fra Danmarks Datavindue, under "Øvrige data". Dette inkluderer historiske data. Vælg "Øvrige data" under datakilder, angiv registrets navn og tidsperiode, og angiv at det er historiske data.
• Andre data: Tilføj allerede godkendt data fra kilder uden for Danmarks Datavindue under "Øvrige data". Beskriv alle øvrige data på projektet her, og upload variabelliste og dokumentation som bilag, hvis det kræves. Eksempler kan være cancerregisteret eller surveydata fra Danmarks Statistik.
• Kontrollér: Kontrollér nu, at al data der er leveret på projektet er dokumenteret. Hvis der mangler registre eller bilag, kan du stadig tilføje disse.

Nu er du parat til at tilføje ny data. Det gøres som allerede beskrevet: Tilkøb af Data fra Danmarks Datavindue skal registreres som Data fra Danmarks Datavindue på projektet, overførsel fra projektdatabasen skal registreres under ” Data fra Projektdatabase” og ekstern data tilføjes under ”Øvrige datakilder”. Du skal være opmærksom på, at du ikke kan vælge et register både fra Danmarks Datavindue og Projektdatabasen. Hvis I ikke har alle variable på projektdatabasen kan registret tilkøbes fra Danmarks Datavindue. Din kontaktperson i Forskningsservice har brug for, at du sender et bilag med de registre, år og variable du ønsker første genindstilling.

Det er muligt at redigere direkte i data på de populationer, der allerede er oprettet og godkendt i projektet. Du kan tilføje tilkøbt data fra Danmarks Datavindue, registrere data fra Danmarks Datavindue trukket fra projektdatabasen samt eksterne data. Derudover har du mulighed for at oprette nye populationer.

• Tilføj Data fra Danmarks Datavindue: Klik på "Tilføj data" under "Dataindhold". Vælg enten "Data fra Danmarks Datavindue" eller "Data fra Projektdatabase" og vælg de populationer, som data skal tilknyttes. Du kan søge efter specifikke registre ved hjælp af søgeord eller emneinddeling. Når du vælger et register, kan du se dets dækningsperiode og de variable, det indeholder. Hvis du trykker på "Tilføj", tilføjes registret til indkøbskurven, hvor du kan vælge registerperiode og variable. Hvis du trykker på "Vælg variable", kommer du direkte til siden, hvor du kan vælge periode og variable.
• Data fra Projektdatabase: Data, der skal overføres fra projektdatabasen, skal registreres under "Data fra Projektdatabase" med registernavn og år. Du skal være opmærksom på, at du ikke kan vælge et register både fra Danmarks Datavindue og Projektdatabasen. Hvis I ikke har alle variable på projektdatabasen kan registret tilkøbes fra Danmarks Datavindue.
• Øvrige data: Du kan tilføje data, der ikke er fra Danmarks Datavindue, under "Øvrige data"-kilder. Dette kan være data som medlemsdata eller data fra SDS. For hver "Øvrig data"-kilde skal du angive en titel og en beskrivelse af dataene. Beskrivelsen skal være sigende og kortfattet og kan inkludere periodeangivelse og variabelliste. Hvis du har en variabelliste, kan den også uploades til projektet.
• Opret en ny population: Klik på "Opret population" umiddelbart under overskriften "Dataindhold". Rediger populationstitlen og -beskrivelsen ved at klikke på den blå pil ved siden af populationen. Beskriv den ønskede population i lægmandstermer. Hvis populationen dannes ud fra Data fra Danmarks Datavindue, skal du uploade et bilag med en beskrivelse af de registre, år og variable, der skal trækkes på, så det er muligt at programmere det. Hvis det er en ekstern population, skal du beskrive den og uploade et bilag med en beskrivelse af populationen.

Bemærk, at godkendte populationsbeskrivelser ikke kan ændres senere. Det vil dog stadig være muligt at tilføje datakilder og at ændre i beskrivelsen af "Øvrige data"-kilder i forbindelse med senere genindstillinger.

Infrastruktur

Under infrastruktur kan du se, hvilken server projektet ligger på. Ved en genindstilling skal du ikke ændre noget.

Opsummering

• Kontroller indholdet i din genindstilling.
• Når du har færdiggjort dokumentationen af alle datakilder, kan du indsende projektindstillingen til godkendelse.
• Hvis du ikke er Administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, skal indstillingen først forbi institutionens Administrator, som kan gennemse og skal indsende projektindstillingen til Forskningsservice. Klik på: ”Send til administrator”.
• Hvis du selv er Administrator på din institution eller kontaktperson med særlige beføjelser, kan du sende indstillingen direkte til Forskningsservice. Klik på: ”Indsend”.

Har du allerede en kontaktperson fra Danmarks Datavindue tilknyttet dit projekt, kan det anbefales, at du advicerer vedkommende.

1. Datarelevans og dataminimering
• Formålsbeskrivelsen for data skal være konkret, præcist og letforståeligt formuleret.
• Kombinationen af registeremner og typer af populationer skal retfærdiggøres.
• ”Øvrige data” skal ligeledes være dækket i samfundsrelevans/formål/beskrivelse.
2. Indstillingen skal være overblikket over et projekt, imens bilaget indeholder detaljerne
• Indstilling og bilag skal kunne læses både separat og som en sammenhængende dokumentation af et projekt.
3. Indstillingen bliver også sendt til Rigsarkivet for at blive godkendt.
• Dette betyder når projektindstillingen skal sendes til Rigsarkivet, vil institutionens administrator eller kontaktperson med beføjelser blive bedt om at indtaste følgende oplysninger for hver forsker tilknyttet projektet: CPR-nummer, adresse, by og postnummer

Udfyld projektindstillingen: Start med at udfylde projektindstillingens formål, beskrivelse og samfundsrelevans. Data fra Rigsarkivet vælges på samme måde, som andre registre.

Tilføjelse af Rigsarkivet som ekstern godkendende myndighed: Når Forskningsservice har godkendt projektindstillingen, skal institutionens administrator eller kontaktperson med beføjelser videresende den til Rigsarkivet til yderligere godkendelse. Dette gøres fra projektindstillingssiden ved at vælge knappen "Send til ekstern myndighed".

Indtast nødvendige oplysninger til Rigsarkivet: Når projektindstillingen skal sendes til Rigsarkivet, vil institutionens administrator eller kontaktperson med beføjelser blive bedt om at indtaste følgende oplysninger for hver forsker tilknyttet projektet: CPR-nummer, adresse, by og postnummer. Dette skal gøres for alle forskere på én gang. Disse oplysninger er nødvendige, da Rigsarkivet har separate principper og krav. Disse informationer gemmes ikke i Danmarks Datavindue af hensyn til GDPR. Hvis du afbryder under indtastningen, vil du derfor være nødt til at taste informationerne ind igen.

Afvent godkendelse fra Rigsarkivet: Efter projektindstillingen er sendt til Rigsarkivet, vil den have status som "Afventer ekstern myndighed" i Danmarks Datavindue. Rigsarkivet vil behandle projektindstillingen og sender enten en godkendelse eller et afslag via e-boks.

Håndtering af godkendelse: Når en forsker modtager en godkendelse i e-boks, modtages også et dokument fra Rigsarkivet, som skal underskrives, før data kan leveres. Vær opmærksom på, at alle forskere tilknyttet projektet skal underskrive.

Når hver forsker har modtaget og underskrevet godkendelsen, skal en administrator eller kontaktperson med beføjelser markere dette i projektindstillingen. Dette gøres ved at klikke på ”…” øverst på projektindstillingssiden. Vær opmærksom på, at alle forskere skal markeres på én gang, når de har underskrevet godkendelsen.

Herefter kan projektindstillingen sendes videre til underskrift hos institutionens underskriver. Efter der er markeret godkendt for alle forskere, og herefter valgt ”Send til underskrift” i dialogboksen, ændres projektets status fra ”Sendt til ekstern myndighed” til ”Godkendt af ekstern myndighed”. Nu kan institutionens underskriver underskrive dokumentet, og projektet er godkendt. Rigsarkivet og Danmarks Statistik vil levere data til projektet.

Hvis institutionens underskriver afviser at skrive under, sendes projektindstillingen tilbage, og processen skal gentages.

Håndtering af afslag

Hvis der modtages et afslag, er der tre muligheder:

1. Fjern projektadgangen(e) for den/de forsker(e), der har modtaget et afslag. Tilgå projektsiden og fjern de forskere, som har modtaget et afslag. Når forskerne fjernes, vil der blive sendt en mail fra DDV til Rigsarkivet med notits om, at forskerne fjernes fra projektet. Herefter bør Rigsarkivet være i stand til at tildele projektet data.
2. Træk projektindstillingen tilbage hvis den ikke kunne godkendes af Rigsarkivet. Når projektindstillingen har status ”Sendt til ekstern myndighed” vil der for administrator og kontaktperson være mulighed for at ”trække tilbage”. Således vil projektindstillingen få en ny status ”Under revision”. Når projektindstillingen har status ”Sendt til ekstern myndighed” og trækkes tilbage, vil DDV sende en mail til Rigsarkivet med en notits om, at projektindstillingen er trukket tilbage. Lav rettelser til den originale projektindstilling og forsøg at sende den igennem godkendelsesflowet igen. Det er vigtigt at bemærke, at projektindstillingen også skal godkendes af Danmarks Statistik igen.
3. Træk projektindstilling tilbage, fjern Rigsarkivets register og send projektindstillingen igennem godkendelsesflowet igen.
   I dette scenarie vil det kun være Danmarks Statistik, som skal godkende igen.

Tilføjelse af nye brugere på projektet efter oprettelse

For at tilføje en ny bruger efter projektet er godkendt af både Danmarks Statistik og Rigsarkivet, skal institutionens administrator eller kontaktperson med beføjelser gå til "Projektadgang", klikke på "Tilføj" og vælge den person, der skal tilføjes. Der åbnes et vindue, hvor forskerens CPR-nummer, adresse, by og postnummer skal indtastes. Når forskeren har modtaget en godkendelse i E-boks, kan institutionens administrator eller kontaktperson med beføjelser give adgang til projektet. Dette gøres ved at vælge ”…” ud for projektadgangen og herefter vælge ”Bekræft godkendelse fra ekstern myndighed”.

Nedenstående er de forskellige versioner af browsere som supporterer Danmarks Datavindue:

• Google Chrome: Version 98 og op
• Microsoft Edge: Version 97 og op
• Firefox: Version 97 og op
• IOS_Safari: 14 og op
• Safari: Version 14 og op
• Internet Explorer understøttes ikke.