Indsendelse af data

Mikrodata må generelt kun indeholde oplysninger, der skal bruges til det konkrete projekt. Variable der ikke skal anvendes, skal derfor fjernes før mikrodata leveres til Forskningsservice.

Kun godkendte eksterne mikrodata: Før der leveres eksterne mikrodata til Forskningsservice, skal deres anvendelse i et konkret projekt være godkendt. De eksterne mikrodata skal være omfattet af en godkendt projektindstilling.

Kun de nøglevariable der skal bruges: Kun de nøglevariabler – fx personnummeret - der skal bruges til at koble de eksterne mikrodata med de øvrige data på projektet må medtages. Øvrige nøglevariabler fx fremmednøgler, som ikke skal bruges, skal fjernes før mikrodata leveres til Forskningsservice.

Kun numeriske variable og kategoriserede tekstvariable: Kun de numeriske og kategoriserede tekstvariable som skal bruges til projektet må medtages. Variable der ikke forventes brugt skal slettes, inden eksterne mikrodata leveres til Forskningsservice.

Ingen navne og besvarelser med fritekst: Eksterne mikrodata skal overholde de samme krav om diskretionering som Danmarks Statistik i øvrigt benytter. Dette betyder at oplysninger som tilnærmelsesvis identificerer personer eller virksomheder ikke må indgå i eksterne mikrodata – fx personnavne og besvarelser med fritekst i surveys. Sådanne variable skal fjernes eller kategoriseres før eksterne mikrodata leveres til Forskningsservice.

Eksterne mikrodata må leveres i følgende formater:

• .ASC
• .CSV
• .DTA
• .ODS
• .PDF
• .SAS7BCAT
• .SAS7BDAT
• .SAV
• .XLS
• .XLSX

Eksterne mikrodata skal dokumenteres. Institutionen har derfor ansvaret for, at en oversigt med nedenstående indhold uploades som bilag i DDV. 

1. Projektnummer
2. En kort beskrivelse af data (fx oprindelse og indhold)
3. Datasættets navn, variabelnavne samt beskrivelse af variabelindhold
4. Angiv, hvilke nøglevariable der skal afidentificeres, dvs. de variable som skal bruges til at koble de eksterne mikrodata med øvrige data i projektet (fx variable med personnumre).
5. Angiv, hvilke øvrige variable der skal afidentificeres, dvs. variable der kan være person- eller virksomhedshenførbare (fx CVR-nummer, ydernummer, løbenummer eller andre ID-numre).
6. Gør opmærksom på, hvis de eksterne mikrodata indeholder særlige nøglevariable, der skal kobles med nøglevariable i tidligere leverede datasæt. 
7. Oversigten (fx i excel, word el.) skal uploades som bilag i Danmarks Datavindue under Øvrige datakilder i et almindeligt tilgængeligt format (Excel, Word el.).
8. Hvis data skal kobles til flere populationer, bør dokumentationen vedhæftes som bilag under ”Øvrige datakilder” for minimum en population, som data skal tilkobles. Dog skal det eksterne data beskrives under ”øvrige datakilder” for hver population.
9. Når de eksterne data er leveret til DST og dokumentation uploadet i DDV, anbefales det at advisere den projektansvarlige i Forskningsservice pr. mail.

Filer I skal have uploadet til jeres projekt, som ikke indeholder mikrodata, skal ikke uploades via FSE-Upload.

Filen(erne) kan sendes direkte til den medarbejder fra Forskningsservice, der er ansvarlig for jeres projekt, hvis du arbejder på et underprojekt til en projektdatabase. Arbejder du under forskerordningen, kan du sende en mail til Forskningsservice@dst.dk. I begge tilfælde skal du vedhæfte filen(erne) til mailen. Derudover skal du:

1. Bekræft at du har tjekket filen/rne for at sikre, at de ikke indeholder mikrodata
2. Bekræft, at filen/rne ikke indeholder mikrodata
3. Giv en kort beskrivelse af hvad filen/rne indeholder og hvad relevansen er ift. projektets formål
4. Angiv konkret sti, hvor filen/rne skal placeres

Dokumentation skal enten sendes til den FSE-medarbejder der er ansvarlig for projektet, eller kan uploades i et af de tilladte filformater.

Under Danmarks Statistiks mikrodataordninger er det muligt at uploade eksterne filer med mikrodata til anvendelse i et eksisterende projekt. Det er kun mikrodata og dokumentation, der kan uploades. Programmer mv. kan som sædvanligt sendes til den FSE-medarbejder, der er ansvarlig for projektet.
Dokumentation skal enten sendes til den FSE-medarbejder, der er ansvarlig for projektet, eller kan uploades i et af de tilladte filformater.

Før du uploader

Før du uploader mikrodata til anvendelse i et projekt, skal du sikre dig, at kriterierne for brugen af dine mikrodata i projektet er opfyldt. Kravene står beskrevet længere oppe på siden under ”Krav til eksterne mikrodata”.

Håndteringen af eksterne data afregnes efter den anvendte tid medmindre andet er aftalt på forhånd.
Kontakt den FSE-medarbejder, der er ansvarlig for projektet på forhånd.

Sådan uploader du filerne

Du logger på remote.dst.dk på samme måde, som når du skal arbejde på et projekt.

1. Under ”Applications og Links” vælges ”FSE-UPLOAD”.
2. Skriv projektnummeret på det projekt, dine mikrodata skal anvendes i.
3. Når projektets titel vises ud for projektnummeret, skal du kontrollere, at det er det rigtige projekt, du har valgt at uploade data til.
4. Tilføj eventuelt en kommentar vedrørende dine data til den FSE-projektansvarlige i kommentarfeltet. Egentlig korrespondance bør ske via e-mail.
5. Tilføj filer til upload ved at klikke på den blå skrift med teksten ”Tilføj fil”. Du kan tilføje en eller flere filer. Hver fil kan fylde op til 2 GB.
6. Bemærk, at ikke alle filtyper kan uploades. Du kan se listen med mulige filtyper under ”Fil-formater” længere oppe på siden.
7. Når alle filer er valgt, skal du klikke på den blå tekst ”Upload”.
8. Når alle filerne er uploadet, kan du logge ud øverst i højre hjørne.

Guide til FSE-upload der også indeholder screenshots af uploadsprocessen:

Data kan sendes via sikker e-mail til forskerpost@dst.dk på en af følgende to måder.

1. Institutionen henter Danmarks Statistiks certifikat på hjemmesiden til download af sikkerhedscertifikater. Vælg forskerpost@dst.dk. Vcf-formatet anbefales til Outlook.
   Eksterne mikrodata skal herefter sendes til forskerpost@dst.dk. Angiv altid projektnummer og projektansvarlig i Forskningsservice i emnefeltet på e-mailen og orienter den projektansvarlige i Forskningsservice direkte, når de eksterne mikrodata er afsendt.
   Danmarks Statistik yder ikke support på kryptering og Digital Signatur. Der henvises i stedet til egen IT afdeling for vejledning til mitID og sikker e-mail.
2. Institutionen kan anvende sikker tunnelkryptering (SEPO). Opsætningen er individuel for forskellige institutioner og forestås af institutionens IT-afdeling, som bør inddrages før eksterne mikrodata indsendes.
   Angiv altid projektnummer og orienter den projektansvarlige i Forskningsservice om at mailen er sendt med tunnelkryptering (SEPO). Anvendes tunnelkryptering skal eksterne mikrodata ligeledes sendes til forskerpost@dst.dk

Af datasikkerhedsmæssige grunde anbefales det at en af de to ovenstående muligheder anvendes.

Hvis det ikke er muligt (fx hvis filerne er meget store), så kan passwordbeskyttede eksterne mikrodata også leveres på fysiske medier direkte til Danmarks Statistik på nedenstående adresse. Projektets kontaktperson i Forskningsservice samt projektnummer skal altid fremgå af det indleverede materiale:

Danmarks Statistik, Servicedesk
Sankt Kjelds Plads 11
2100 København Ø

Att. Projektets kontaktperson i Forskningsservice
Vedr. projektnummer: 70XXXX

Eksterne mikrodata kan enten leveres personligt i Danmarks Statistiks reception eller blive sendt anbefalet til Danmarks Statistik på et fysisk medie (DVD, CD-rom eller USB-stik, som ikke leveres tilbage). Ved levering på et fysisk medie skal de eksterne mikrodata være passwordbeskyttet. Password skal ikke leveres sammen med det fysiske medie.

Når de eksterne mikrodata er modtaget, skal password sendes på e-mail til projektets kontaktperson i Forskningsservice.