Vejledning til indberetningsmåder
I kan indberette til fraværsstatistikken på fire forskellige måder:
- Indberetning via et eksternt servicebureau
- Indberetning via upload af data fra internt løn-/fraværssystem (indkøbt eller selvudviklet)
- Indberetning via upload af CSV-fil fra tidsregistreringssystem
- Indberetning ved hjælp af standard regneark "Skema til Fravær"/manuel indtastning (hvis I ikke anvender et servicebureau eller et system til løn/fravær/tidsregistrering).
Indberetning via arbejdsgiverforening eller Økonomistyrelsen/KRL
Hvis virksomheden eller institutionen er medlem af en af nedenstående arbejdsgiverforeninger eller Økonomistyrelsen/KRL, kan der indberettes direkte til:
- Dansk Arbejdsgiverforening (DA)
- Finanssektorens Arbejdsgiverforening (FA)
- Danmarks Apotekerforening
- Økonomistyrelsen/KRL.
Indberetter virksomheden til fraværsstatistikken via en arbejdsgiverforening eller Økonomistyrelsen/KRL, skal der derfor ikke indberettes direkte til Danmarks Statistik.
Læs mere nedenfor om de forskellige indberetningsmåder, og om hvordan I forbereder indberetningen, så den foregår så let som muligt.
Virksomheder, der anvender et eksternt servicebureau, kan i mange tilfælde få indberetningen foretaget automatisk via servicebureauet.
OBS, at indberetning til Danmarks Statistik ikke er dækket af alle serviceaftaler.
Før jeres servicebureau kan indberette på jeres vegne, skal I sikre følgende:
- Jeres servicebureau skal oplyses om, at jeres virksomhed skal tilmeldes automatisk indberetning til Fravær. Processen varierer og kan fx være:
- Log på jeres system og sæt markering ved Danmarks Statistik som indberetningsmodtager.
- Eller kontakt jeres servicebureau, og oplys dem om, at I skal indberette til Fravær, så vil de åbne jeres statistikmodul
- Læs "Vejledning Fraværsstatistik" nedenfor.
- Da nogle servicebureau opsamler oplysningerne løbende, er det vigtigt, at I opdaterer løn-/fraværssystemet inden indberetningsperiodens start og løbende ved nye medarbejdere eller stillingsskift.
- OBS: Hvis I ikke klargør systemet fra start og opdaterer oplysninger løbende, skal I indtaste data manuelt.
- OBS: Oplys os om skift til nyt servicebureau eller ny indberetningsmåde i løbet af en indberetningsperiode.
Bemærk, at ovenstående er en generel beskrivelse af de nødvendige trin, men proceduren kan variere afhængig af servicebureauet. I bedes derfor kontakte jeres udbyder, hvis I har spørgsmål.
Vejledninger
Vælg eller skift indberetningsmåde
Vores vejledning til jer afhænger af jeres valgte indberetningsmåde. Udfyld og indsend formularen her: Vælg eller skift indberetningsmåde, HVIS jeres virksomhed:
- skal indberette Fravær for første gang - og I ikke tidligere har valgt indberetningsmåde.
- skifter indberetningsmåde, servicebureau eller system til løn/fravær/tidsregistrering, i løbet af indberetningsperioden.
Virksomheder, der anvender et internt løn-/fraværssystem (indkøbt eller selvudviklet), vil i mange tilfælde kunne udtrække de nødvendige oplysninger fra systemet og uploade dem via indberetningens startside.
OBS: Man skal have MitID Erhverv og en særlig Virk-rettighed til at indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik for at kunne indberette Fravær via IDEP. Læs mere om rettigheden nedenfor.
Generelt bedes I sikre følgende:
- Læs "Vejledning - Fraværsstatistik" nedenfor.
- Opdatér jeres løn-/fraværssystem med oplysninger, jf. seneste "Vejledning Fraværsstatistik", da der kan være ændringer fra år til år.
- Før I kan indberette Fravær via udtræk fra jeres løn-/fraværssystem, skal I sørge for at opdatere systemet med personoplysninger på medarbejderkortet og sikre jer, at de forskellige fraværstyper, der benyttes og opsamles til fraværsstatistikken, følger standarder og formater i "Vejledning Fraværsstatistik".
- Da nogle løn-/fraværssystemer opsamler oplysningerne løbende, er det vigtigt, at I opdaterer systemet inden indberetningsperiodens start og løbende i forhold til nye medarbejdere og stillingsskifte.
- Når det er tid til indberetning, kan I trække en fil fra jeres løn-/fraværssystem (Excel eller ESI-fil), sikre at den overholder indberetningens formatkrav og uploade den på indberetningens startside.
- OBS: Hvis I ikke opdaterer fra start og løbende, skal I indtaste data manuelt.
- OBS: Oplys os om skift til nyt bureau eller ny indberetningsmåde i løbet af en indberetningsperiode.
Bemærk, at ovenstående er en generel beskrivelse af de nødvendige trin, men proceduren kan variere afhængig af løn-/fraværssystem.
Find mere vejledning til Fravær og IDEP nedenfor.
Vejledninger m.m.
- Vejledning Fraværsstatistik 2024 - (PDF)
- Vejledning Fraværsstatistik 2023 - (PDF)
- Vejledning - Upload af fil via IDEP.
- Vejledning - import af fil eller regneark via IDEP - (PDF)
- Filformat til regneark og lignende løsninger - (PDF)
- ESI-standard - (PDF). For indberetning via løn-/fraværssystem.
- Tredjepart via IDEP - (PDF).
Hvor skal I indsende data?
Vi kontakter jer, når det er tid til at indsende data, men husk at opsamle data løbende for hele året. Læs eventuelt mere på oplysningssiden for Fravær.
Om rettigheder til indberetning via IDEP
Du skal bruge MitID Erhverv samt en særlig Virk-rettighed til at indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik for at kunne indberette via IDEP.
Hvis du ikke kan se fraværsstatistikken i IDEP, skal du anmode om Virk-rettigheden via den lokale Virk-administrator i din virksomhed.
Vi anbefaler, at medarbejdere, der skal indberette Fravær, får tildelt den særlige virk-rettighed i god tid før indberetningsfristen:
Skal du indberette Fravær via IDEP?
Hvordan anmoder du om Virk-rettigheden? - (PDF).
Er du Virk-administrator?
Hvordan tildeler du Virk-rettigheden? - (PDF).
Tredjepartsindberetning via IDEP
Indberetter du på vegne af andre virksomheder (tredjepartsindberetning), skal du tildeles rettigheder til at indberette Fravær på virk.dk for den virksomhed, du arbejder i.
Tredjepartsindberetning via IDEP - (PDF).Vælg eller skift indberetningsmåde
Vores vejledning til jer afhænger af jeres valgte indberetningsmåde. Udfyld og indsend formularen her: Vælg eller skift indberetningsmåde, HVIS jeres virksomhed:
- skal indberette Fravær for første gang - og I ikke tidligere har valgt indberetningsmåde.
- skifter indberetningsmåde, servicebureau eller system til løn/fravær/tidsregistrering, i løbet af indberetningsperioden.
Hvis jeres virksomhed har et tidsregistreringssystem, hvorfra I kan hente oplysningerne, er der mulighed for at uploade en CSV-fil.
Generelt bedes I sikre følgende:
- Læs "Vejledning - Fraværsstatistik" nedenfor.
- CSV-filen skal overholde det recordformat, som er beskrevet i dokumentet "Filformat til regneark og lignende løsninger", som skal benyttes til indberetninger via eget system. Dokumentet findes nedenfor under "Vejledninger".
- For at I kan indberette korrekt, skal I inden indberetningsperiodens start sikre jer, at jeres fraværsregistreringer opsamles i henhold til vores "Vejledning Fraværsstatistik".
- OBS: Hvis I ikke opdaterer fra start og løbende, skal I indtaste data manuelt.
- OBS: Oplys os om skift til nyt servicebureau eller ny indberetningsmåde i løbet af en indberetningsperiode.
Bemærk, at ovenstående er en generel beskrivelse af de nødvendige trin, men proceduren kan variere afhængig af løn-/fraværssystem.
Find mere vejledning til Fravær og IDEP nedenfor.
Vejledninger
- Vejledning Fraværsstatistik 2024 - (PDF)
- Vejledning Fraværsstatistik 2023 - (PDF)
- Vejledning - Upload af fil via IDEP.
- Vejledning - import af fil eller regneark via IDEP - (PDF)
- Filformat til regneark og lignende løsninger - (PDF)
- Tredjepart via IDEP - (PDF).
Hvor skal I indsende data?
Vi kontakter jer, når det er tid til at indsende data, men husk at opsamle data løbende for hele året. Læs eventuelt mere på oplysningssiden for Fravær.
Om rettigheder til indberetning via IDEP
Du skal bruge MitID Erhverv samt en særlig Virk-rettighed til at indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik for at kunne indberette via IDEP.
Hvis du ikke kan se fraværsstatistikken i IDEP, skal du anmode om Virk-rettigheden via den lokale Virk-administrator i din virksomhed.
Vi anbefaler, at medarbejdere, der skal indberette Fravær, får tildelt den særlige virk-rettighed i god tid før indberetningsfristen:
Skal du indberette Fravær via IDEP?
Hvordan anmoder du om Virk-rettigheden? - (PDF).
Er du Virk-administrator?
Hvordan tildeler du Virk-rettigheden? - (PDF).
Tredjepartsindberetning via IDEP
Indberetter du på vegne af andre virksomheder (tredjepartsindberetning), skal du tildeles rettigheder til at indberette Fravær på virk.dk for den virksomhed, du arbejder i.
Tredjepartsindberetning via IDEP - (PDF).Vælg eller skift indberetningsmåde
Vores vejledning til jer afhænger af jeres valgte indberetningsmåde. Udfyld og indsend formularen her: Vælg eller skift indberetningsmåde, HVIS jeres virksomhed:
- skal indberette Fravær for første gang - og I ikke tidligere har valgt indberetningsmåde.
- skifter indberetningsmåde, servicebureau eller system til løn/fravær/tidsregistrering, i løbet af indberetningsperioden.
Hvis jeres virksomhed ikke benytter et eksternt servicebureau eller et internt system til løn/fravær/tidsregistrering, skal I indberette de nødvendige oplysninger manuelt via indberetningsløsningen IDEP. Læs mere om valg af indberetningsmåde nedenfor.
OBS: Man skal have MitID Erhverv og en særlig Virk-rettighed til at indberette lønoplysninger til Danmarks Statistik for at kunne indberette Fravær via IDEP. Læs mere om rettigheden nedenfor.
1) Udfyld og upload standard regneark "Skema til Fravær" i IDEP
Første gang I indberetter til Fravær skal I hente standard regnearket "Skema til Fravær" under ”Skemaer” nedenfor.
- Udfyld regnearket (A eller B) og gem det på din PC.
- Vælg START INDBERETNING øverst på indberetningens startside.
- Log på med MitID Erhverv (HUSK, at du også skal have den særlige Virk-rettighed).
- Vælg: [+] Dan en indberetning.
- Vælg indberetning: Fravær.
- Vælg indberetningstype: Dataimport fra fil.
- Vælg importformat: Fraværi EXCEL-format.
- Vælg regnearket på din PC og vælg Upload.
- Bekræft/vælg statistisk periode.
- Din fil valideres.
- Hvis status er Kan godkendes – vælg: Kan godkendes.
- Vælg: Gå til indberetningslisten.
- Vælg: Godkend og fortsæt.
- Vælg: Send indberetningen.
Find mere vejledning til Fravær, IDEP, standard regneark m.m. nedenfor.
2) Indtast oplysninger manuelt i IDEP
- Vælg START INDBERETNING øverst på indberetningens startside.
- log på med MitID Erhverv (HUSK, at du også skal have den særlige Virk-rettighed)
- Vælg: [+] Dan en indberetning.
- Vælg indberetning: Fravær.
- Vælg indberetningstype: Manuel indtastning.
- Vælg periode.
- Vælg: Opret, og indtast oplysninger for hver enkelte medarbejder.
- Vælg: Gem og videre til poster.
- Vælg: Send indberetningen.
Find mere vejledning til Fravær og IDEP nedenfor.
Vejledninger m.m.
- Vejledning Fraværsstatistik 2024 - (PDF)
- Vejledning Fraværsstatistik 2023 - (PDF)
- Vejledning - Upload af fil via IDEP.
- Vejledning - import af fil eller regneark via IDEP - (PDF)
- Filformat til regneark og lignende løsninger - (PDF)
- Tredjepart via IDEP - (PDF).
Skemaer
- Skema til Fravær 2024 - (Excel)
- Skema til Fravær 2023 - (Excel)
- Vejledning til Skema til Fravær - (PDF).
Om rettigheder til indberetning via IDEP
Du skal bruge MitID Erhverv samt en særlig Virk-rettighed til at indberette fraværsoplysninger til Danmarks Statistik for at kunne indberette via IDEP.
Hvis du ikke kan se fraværsstatistikken i IDEP, skal du anmode om Virk-rettigheden via den lokale Virk-administrator i din virksomhed.
Vi anbefaler, at medarbejdere, der skal indberette Fravær, får tildelt den særlige virk-rettighed i god tid før indberetningsfristen:
Skal du indberette Fravær via IDEP?
Hvordan anmoder du om Virk-rettigheden? - (PDF).
Er du Virk-administrator?
Hvordan tildeler du Virk-rettigheden? - (PDF).
Tredjepartsindberetning via IDEP
Indberetter du på vegne af andre virksomheder (tredjepartsindberetning), skal du tildeles rettigheder til at indberette Fravær på virk.dk for den virksomhed, du arbejder i.
Tredjepartsindberetning via IDEP - (PDF).Vælg eller skift indberetningsmåde
Vores vejledning til jer afhænger af jeres valgte indberetningsmåde. Udfyld og indsend formularen her: Vælg eller skift indberetningsmåde, HVIS jeres virksomhed:
- skal indberette Fravær for første gang - og I ikke tidligere har valgt indberetningsmåde.
- skifter indberetningsmåde, servicebureau eller system til løn/fravær/tidsregistrering, i løbet af indberetningsperioden.
Brug for hjælp?
Vores supportteam kan svare jer via e-mail eller ringe jer op.
